En muchas empresas, el gasto de desplazamiento es la partida peor documentada del presupuesto. No porque sea la mayor, sino porque llega fragmentada: un billete aquí, un taxi allá, un kilometraje que alguien anota de memoria a final de mes y un puñado de tickets que aparecen semanas después del viaje. El resultado es un coste que se conoce solo en agregado y siempre a posteriori, cuando ya no se puede hacer nada con esa información.

Ordenarlo no requiere una transformación. Requiere tomar unas cuantas decisiones por escrito y sostenerlas.

Qué entra en el perímetro

Conviene empezar delimitando de qué se habla. Los gastos de desplazamiento profesional agrupan tres conceptos que responden a necesidades distintas y que la normativa trata de forma diferente.

La locomoción cubre el traslado en sí, ya sea en transporte público, en vehículo de empresa o en vehículo propio del trabajador. La manutención compensa las comidas realizadas fuera del centro habitual de trabajo. Y la estancia recoge el alojamiento cuando el desplazamiento implica pernoctar.

A ellos se suma un cuarto elemento que suele quedar fuera del debate pero que pesa: el trayecto habitual entre domicilio y centro de trabajo, que no es un gasto de viaje sino un gasto personal del trabajador, aunque existan fórmulas específicas de retribución flexible asociadas al transporte público para ese recorrido.

Los límites de referencia

El artículo 9 del Reglamento del IRPF fija las cuantías que quedan exceptuadas de gravamen. En desplazamientos por España, la dieta de manutención está exenta hasta 53,34 euros diarios cuando hay pernocta y 26,67 euros cuando no la hay. En el extranjero, esos importes son de 91,35 y 48,08 euros respectivamente. Para el uso del vehículo propio, la Orden HFP/792/2023 elevó la compensación exenta a 0,26 euros por kilómetro, importe al que se suman peajes y aparcamiento debidamente justificados. Los gastos de estancia quedan exentos por el importe acreditado mediante factura.

Estos importes son referencias generales de la normativa vigente, no una recomendación aplicable a un caso concreto. Cada empresa tiene circunstancias propias, y el convenio colectivo aplicable puede establecer condiciones distintas. Antes de definir o modificar una política de gastos conviene contrastarla con un asesor fiscal o laboral.

La documentación es lo que sostiene todo lo demás

El punto donde más operaciones fallan no es el importe sino la acreditación. Una compensación abonada de forma fija y sin soporte puede terminar reclasificada como salario, con la consiguiente tributación y cotización.

Aquí hay un matiz relevante que conviene tener presente. La jurisprudencia reciente del Tribunal Supremo ha establecido que corresponde a la empresa, y no al trabajador, acreditar ante la Administración que las cantidades abonadas responden a desplazamientos reales, con indicación de día, lugar y motivo. Es decir, la carga de la prueba recae en quien paga.

En la práctica eso se traduce en un requisito sencillo pero constante: cada desplazamiento debe poder vincularse a una razón de negocio identificable. Una convocatoria de reunión, un plan de visitas, un albarán firmado o una orden de trabajo cumplen esa función. Lo que no funciona es reconstruirlo meses después a partir de recuerdos.

Qué debe decidir la política, en concreto

Una política de desplazamientos útil cabe en pocas páginas y responde a preguntas que de otro modo se resuelven caso por caso, siempre de forma distinta.

Quién autoriza y a partir de qué importe. Qué modo de transporte se considera preferente según distancia y duración. Qué categoría de alojamiento se aplica. Qué plazo hay para presentar justificantes y qué ocurre si se incumple. Qué gastos quedan explícitamente fuera. Y cómo se tratan los casos que no encajan en ninguna categoría, que siempre los hay.

Definir estas reglas una vez ahorra decenas de decisiones improvisadas y, sobre todo, elimina la sensación de arbitrariedad, que es la principal fuente de fricción interna en esta materia.

Centralizar la ejecución para poder medirla

Una vez fijadas las reglas, el segundo problema es operativo: cómo se ejecutan y se registran los desplazamientos. Cuando cada persona resuelve por su cuenta y adelanta el dinero, la empresa pierde visibilidad hasta el cierre del mes y el empleado carga con un anticipo que no le corresponde.

Canalizar los trayectos a través de una solución de movilidad corporativa resuelve las dos cosas a la vez. El gasto queda registrado en el momento en que se produce, asociado a un centro de coste y a un motivo, y desaparece el circuito de tickets y reembolsos para esa parte del gasto. Las herramientas de movilidad para empresas permiten además fijar reglas de uso por perfil, horario o presupuesto, de modo que la política deje de depender de que cada persona la recuerde.

Conviene subrayar que esto cubre una parte del problema, no el conjunto. El alojamiento, los desplazamientos de larga distancia y la manutención siguen requiriendo sus propios circuitos. La centralización de los trayectos es una pieza dentro de un sistema más amplio, no un sustituto de él.

Qué medir para que la política sirva de algo

Tres indicadores bastan para empezar. El coste medio por desplazamiento, desglosado por tipo de viaje, que permite detectar desviaciones sin revisar cada línea. El porcentaje de gasto con justificación completa dentro de plazo, que anticipa cualquier problema en una revisión. Y el reparto por motivo de negocio, que responde a la pregunta que de verdad importa: en qué se está invirtiendo el presupuesto de movilidad y si eso guarda relación con las prioridades comerciales del año.

Con esos tres datos, la conversación anual sobre gastos de viaje deja de ser una discusión sobre tickets y pasa a ser una decisión de asignación de recursos. Que es, al final, lo que debería haber sido siempre.

Este artículo recoge principios generales sobre la gestión de gastos de desplazamiento y no constituye asesoramiento fiscal ni laboral. Para aplicarlos a una situación concreta conviene consultar con un profesional cualificado.

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Fuentes consultadas (bloque no publicable)

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Reglamento del IRPF (RD 439/2007), artículo 9, importes exentos de dietas: https://www.dokuflex.com/blog/dietas-empleados-exentas-irpf-2026.html

Orden HFP/792/2023, actualización del kilometraje exento a 0,26 euros: https://sabbatic.es/blog/kilometraje-exento/

Jurisprudencia del Tribunal Supremo sobre la carga de la prueba en dietas (STS 426/2025): https://copilotgestoria.com/blog/dietas-gastos-locomocion-2026-importes-exentos-irpf-errores-nomina-inspeccion-guia-gestorias

Límites de exención y requisitos de justificación, referencia general: https://www.holded.com/es/blog/dietas-exentas-irpf